En vue de faciliter les séminaires d’entreprise, surtout en dehors de la région d'implantation, les agences de voyages réceptives et événementielles sont accessibles pour vous fournir leurs services. Étant donné qu'elles sont nombreuses, en sélectionner une devient une tâche plus ambiguë et plus difficile. De plus, il est inenvisageable de se passer des services spécialisés dans ce genre d’agence pour ce genre d'évènement. En effet, cela reviendrait à mobiliser plus de ressources et à consacrer beaucoup plus de temps. Ce qui pourrait nuire au bon déroulement des activités de l’entreprise. Comment alors trouver une agence de voyages réceptive et événementielle fiable ?
Comprendre le rôle et les services proposés par une agence de voyages réceptive et événementielle
Pour bien choisir une agence de voyages réceptive et événementielle pour votre séminaire d’entreprise, il vous faudra tout d’abord comprendre son rôle et les services qu’elle est susceptible de proposer. En effet, il arrive que certaines agences limitent leurs services aux options basiques, ce qui impliquerait encore beaucoup de travail de votre part. Dans ce cadre, sachez qu’une agence de voyages réceptive doit être apte à vous offrir des services sur-mesure, en fonction de vos demandes et de vos besoins. Elle peut aussi proposer des programmes préconçus, réservés et adaptés aux particuliers et aux professionnels. Généralement, une agence est dite réceptive et événementielle quand, en plus des services liés aux voyages, elle peut aussi s'occuper de l’organisation de foire, salon ou congrès, etc. Ainsi, toutes organisations peu importe leur nature sont confiées à l’agence: que ce soit pour le voyage ou pour l'événement d’entreprise. Pour assurer le bon fonctionnement de toutes ses actions, elle vous transmettra régulièrement les informations techniques liées à votre séjour et à votre événement. À noter que les événements ne sont pas forcément en salle, mais cela peut aussi s’agir d'activité en extérieur comme un team building touristique, ou autres. On peut citer par exemple, l’espace game et Séminaire Funbreizh qui permet un moment de détente aux salariés. Vous pouvez visiter le site www.funbreizh.com pour voir plus d’informations à ce sujet.
Définir le lieu du séminaire afin de centrer les recherches
Quand vous choisissez votre agence réceptive et événementielle, vous avez deux options : soit vous choisissez une agence située dans votre région, soit vous optez pour une agence sur le lieu où vous souhaitez réaliser votre séminaire d’entreprise. Les deux options ont chacune leur avantage et leur inconvénient. Si vous choisissez de contracter avec une agence dans votre région, vous aurez la possibilité de faire une rencontre directe avec vos interlocuteurs. Cela facilite toujours les échanges. Il y a moins de risque que vous ne soyez pas compris par votre conseiller. D’autre part, cela limite également la perte du temps parce que les échanges peuvent se faire en une seule rencontre. Ensuite, les détails pourront être communiqués par mail ou par téléphone. Cependant, les coûts peuvent être élevés puisque votre agence doit mobiliser des ressources pour organiser l’événement. Pour ce qui est de choisir une agence sur le lieu de destination, les coûts seront moins élevés. D’autre part, l’organisation peut se faire en moins de temps puisque les agents ont déjà une connaissance du terrain. Toutefois, les échanges se feront à distance, ou vous allez devoir envoyer un membre de votre équipe pour toutes les formalités.
Comparer les agences en ligne
À cette ère du digital, il est évident que toutes les agences réceptives et événementielles disposent d’un site internet. Vous pourrez alors comparer facilement les offres et les services proposés par chacune d’entre elles. Mais surtout, vous aurez la possibilité de sélectionner les meilleures agences qui correspondraient plus à votre recherche. Il est conseillé de comparer entre 3 et 5 agences lors de votre recherche. Cet intervalle est largement suffisant pour voir l’agence la plus apte à organiser votre team building entreprise. Mais surtout, vous détecterez facilement celle qui propose le tarif le plus proche de votre budget. Cependant, il faut comprendre que faire appel à ce type de professionnel peut s’avérer un peu plus coûteux. Ainsi, méfiez-vous des devis largement en dessous des autres.
Les avantages de choisir une agence de voyages réceptive
Faire appel à une agence de voyages réceptive pour organiser ses séjours touristiques ou événements professionnels présente de nombreux atouts. Ces structures spécialisées offrent une expertise locale approfondie et une gestion intégrale des prestations, permettant aux voyageurs de profiter pleinement de leur expérience sans tracas logistiques.Une expertise locale pointue
Les agences réceptives disposent d'une connaissance fine du territoire sur lequel elles opèrent. Elles entretiennent des relations privilégiées avec les prestataires locaux (hébergeurs, restaurateurs, transporteurs, guides, etc.) et maîtrisent les spécificités culturelles de la destination. Cette expertise leur permet de concevoir des programmes sur-mesure adaptés aux attentes de chaque client, en proposant des activités originales hors des sentiers battus.Une gestion intégrale du séjour
L'un des principaux avantages est la prise en charge complète de l'organisation du voyage par l'agence réceptive. Elle s'occupe de réserver l'ensemble des prestations : transport, hébergement, restauration, visites, activités, etc. Ce service clé en main représente un gain de temps considérable pour le client et lui évite les désagréments liés à la coordination de multiples prestataires.Tableau des prestations gérées par une agence réceptive
| Type de prestation | Détails |
| Transport | Réservation des billets d'avion, train, transferts locaux |
| Hébergement | Sélection et réservation des hôtels, résidences, locations |
| Restauration | Choix des restaurants, réservations |
| Activités | Organisation de visites guidées, ateliers, excursions |
| Logistique | Gestion des transferts, assistance sur place |
Un gage de sécurité et de qualité
En France, les agences réceptives sont soumises à une réglementation stricte. Elles doivent obligatoirement être immatriculées au Registre des opérateurs de voyage et de séjour, tenu par Atout France. Cette immatriculation implique la souscription d'une garantie financière et d'une assurance responsabilité civile professionnelle, offrant une protection accrue aux clients en cas de défaillance. De plus, de nombreuses agences adhèrent à des labels qualité comme Qualité Tourisme, garantissant le respect de standards élevés dans la conception et la réalisation des prestations.Une optimisation budgétaire
Grâce à leurs partenariats privilégiés avec les prestataires locaux, les agences réceptives bénéficient souvent de tarifs préférentiels qu'elles peuvent répercuter sur leurs clients. Elles sont également en mesure de proposer des alternatives adaptées au budget de chacun, tout en maintenant un niveau de qualité élevé. Cette optimisation budgétaire peut s'avérer particulièrement intéressante pour les groupes ou les entreprises organisant des événements d'envergure.Les critères de sélection d'une agence de voyages réceptive
La sélection d'une agence de voyages réceptive appropriée nécessite une évaluation minutieuse de plusieurs critères. Les organisateurs de voyages et d'événements doivent prendre en compte divers aspects pour s'assurer de choisir un partenaire fiable et compétent.Expertise géographique et expérience sectorielle
L'expertise géographique constitue un élément fondamental dans le choix d'une agence réceptive. Il est préférable de sélectionner une agence possédant une connaissance approfondie de la destination visée. Par exemple, pour un séjour en Bourgogne-Franche-Comté, l'agence "Bienvenue en Bourgogne Franche-Comté" se distingue par sa spécialisation dans cette région composée de 8 départements. De même, pour un voyage dans les Pyrénées, Costa Voyages, basée à Lourdes, offre une expertise pointue du territoire pyrénéen et du Sud-Ouest. L'expérience sectorielle joue également un rôle déterminant. Certaines agences se spécialisent dans des niches précises, comme L'Echappée Bière, fondée en 2013 et experte du tourisme brassicole dans les Hauts-de-France, ou encore Cognac Tasting Tour, spécialiste de l'oenotourisme dans le vignoble de Cognac.Certifications et engagements RSE
Les certifications et engagements en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) constituent des indicateurs de qualité et de fiabilité. Par exemple, l'obtention de la certification Travelife, comme c'est le cas pour certaines agences depuis août 2019, témoigne d'un engagement envers le tourisme durable. Les agences spécialisées dans le Slow Travel ou le tourisme éco-responsable, telles que Cognac Tasting Tour qui se définit comme "adepte du Slow Tourisme", méritent une attention particulière pour les voyageurs soucieux de l'environnement.Évaluations et retours clients
Les avis et témoignages des clients précédents fournissent des informations précieuses sur la qualité des services offerts par l'agence. Il est recommandé de consulter les plateformes d'évaluation en ligne et de demander des références à l'agence. Les agences réputées, comme Philibert Travel & Events à Lyon, mettent souvent en avant les retours positifs de leurs clients pour démontrer leur expertise et la satisfaction de leur clientèle.Rapport qualité-prix et transparence tarifaire
Le rapport qualité-prix constitue un critère essentiel dans le choix d'une agence réceptive. Il est judicieux de comparer les offres de plusieurs agences pour une même destination ou un même type de séjour. Par exemple, l'agence Get to France Incoming, basée près de Nice, met en avant sa capacité à offrir des programmes sur mesure, ce qui permet potentiellement d'optimiser le rapport qualité-prix en fonction des besoins spécifiques du client. La transparence tarifaire est également cruciale. Les agences doivent être en mesure de fournir des devis détaillés, incluant tous les coûts associés au voyage ou à l'événement. Cette transparence permet d'éviter les mauvaises surprises et facilite la comparaison entre les différentes offres.Tableau comparatif des critères de sélection
| Critère | Importance | Exemple |
| Expertise géographique | Élevée | Bienvenue en Bourgogne Franche-Comté pour la région Bourgogne-Franche-Comté |
| Expérience sectorielle | Moyenne à élevée | L'Echappée Bière pour le tourisme brassicole |
| Certifications RSE | Moyenne | Certification Travelife obtenue en août 2019 |
| Avis clients | Élevée | Évaluations positives de Philibert Travel & Events |
| Rapport qualité-prix | Élevée | Programmes sur mesure de Get to France Incoming |
Les services proposés par les agences réceptives en France
Les agences de voyages réceptives en France proposent une large gamme de services pour répondre aux besoins variés de leur clientèle. De l'organisation de séjours sur-mesure aux prestations clé en main, ces professionnels mettent leur expertise au service des voyageurs pour créer des expériences uniques et mémorables.Des prestations complètes et personnalisées
Les agences réceptives se distinguent par leur capacité à prendre en charge l'intégralité d'un séjour, de l'arrivée au départ des clients. Leurs services comprennent généralement :- La réservation des transports (avion, train, transferts)
- Le choix et la réservation des hébergements
- L'organisation des repas et la sélection de restaurants
- La planification d'activités et visites
- La mise à disposition de guides et accompagnateurs
- L'assistance 24h/24 pendant le séjour
Des expériences thématiques et sur-mesure
De nombreuses agences se spécialisent dans des niches touristiques pour proposer des séjours originaux :Oenotourisme et gastronomie
Par exemple, l'agence Cognac Tasting Tour organise des circuits dans le vignoble de Cognac, avec dégustations et rencontres de producteurs. D'autres proposent des séjours axés sur la découverte des terroirs et spécialités régionales.Tourisme culturel et patrimonial
À Paris et dans toute la France, des agences conçoivent des itinéraires sur-mesure autour de l'histoire, de l'art et de l'architecture. Visites de musées, spectacles, expositions sont au programme.Tourisme d'affaires et événementiel
De nombreuses agences comme Philibert Travel & Events se sont spécialisées dans l'organisation de séminaires, conventions et voyages incentive pour les entreprises. Elles gèrent la logistique, proposent des activités de team building et des soirées de gala.Des services adaptés aux différents types de clientèle
Les agences réceptives françaises s'adressent à une clientèle variée :| Type de clientèle | Services proposés |
|---|---|
| Individuels et familles | Circuits sur-mesure, city-breaks, locations saisonnières |
| Groupes | Voyages organisés, circuits thématiques, séjours linguistiques |
| Entreprises | Séminaires, incentives, congrès, voyages d'affaires |
| Croisiéristes | Excursions à terre, transferts portuaires, extension de séjour |