Trouver une agence événementielle en Normandie

agence événementielle

L’organisation d’un événement d’entreprise est une tâche importante, qu’il ne faut pas laisser au hasard. Pour cette raison, il est indispensable de tout bien préparer dans les moindres détails : le lieu, les activités, les repas, etc. Tout doit être bien étudié, afin de donner une bonne image de l’entreprise. Mais alors, que faire lorsqu’on n’a pas de temps à consacrer à l’organisation ? La réponse est simple : on fait appel à une agence événementielle. Là encore, ce n’est pas évident, car il est impératif de trouver un prestataire capable d’offrir un résultat à la hauteur de vos attentes. Voici donc quelques conseils pour vous aider à trouver facilement une agence d’événements compétente en Normandie

Une agence événementielle : à quoi ça sert ?

Une agence d’événementiel est, par définition, une entreprise qui propose des services d’organisation d’événements de toutes sortes. Quelle que soit l’envergure de l’événement, il est toujours plus avantageux de confier les préparatifs à un professionnel. Les missions d’une telle agence ne se résument pas uniquement à organiser, car elle assure également un suivi du bon déroulement du projet.

Dans le cadre de son activité, l’agence événementielle se charge de prendre toutes les dispositions nécessaires à l’élaboration de l’événement. Elle va commencer par établir un cahier de charges, dans le but de connaître toutes les attentes et besoins de son client. L’agence prendra également note des objectifs de l’entreprise afin de déterminer dans quel sens diriger les préparatifs.

En outre, la première mission de l’agence est de schématiser le projet afin de voir ce qui est possible de faire ou de suggérer les points à améliorer. Une fois les consignes du client analysées, le prestataire va, avant de concrétiser le projet, lui fournir un devis détaillé des travaux à réaliser. Passée cette étape, les préparatifs peuvent commencer. Le professionnel va alors s’adonner à certaines taches liées à la conception et la création de l’événement dont :

– la recherche d’un lieu ;

– le choix des prestataires (restauration, sécurité, etc.) ;

– les animations.

L’intérêt de faire appel à un tel prestataire réside dans le fait d’obtenir un résultat professionnel sans beaucoup d’efforts. De plus, il faut garder en tête que c’est toute la réputation de l’entreprise qui en jeu. Il est alors naturel que l’événement organisé soit impeccable et véhicule une image positive.

Qu’il s’agisse de séminaire d’entreprise, de team-building, de réunions privées ou encore d’événement promotionnel, l’agence événementielle est le prestataire qu’il faut contacter.

L’intérêt de contacter une agence événementielle en ligne

L’organisation d’événements en Normandie est loin d’être une mince affaire, et pour trouver une agence spécialisée, c’est encore plus compliqué. Avec tous les prestataires présents dans la région, ce n’est pas toujours évident de faire son choix, d’autant plus que faire le tour des entreprises peut perdre un temps fou. C’est tout l’intérêt des agences sur internet : c’est pratique, rapide et ça permet d’éviter le déplacement.

L’essor d’internet et de la technologie a permis à de nombreuses personnes de se faciliter la vie, et c’est également le cas pour les entreprises. Désormais, choisir un prestataire n’a jamais été aussi facile. Il suffit de quelques clics pour trouver un professionnel à proximité. Il est même possible d’obtenir un devis directement en ligne, sans bouger de son bureau, de quoi faire gagner beaucoup de temps aux jeunes entrepreneurs pressés.

Si vous prévoyez d’organiser un séminaire d’entreprise en Normandie, rien de plus simple ! Vous n’aurez qu’à effectuer quelques recherches sur internet et choisir parmi des prestataires proposant ce service. De plus, internet est un bon moyen de vous renseigner sur une agence donnée avant de la contacter. Un site sérieux mettra généralement toutes les informations nécessaires à la disposition de ses potentiels clients.

L’un des avantages de la prospection en ligne, c’est qu’il est possible d’effectuer une comparaison de prix rapide. Pour être sûr de trouver un prestataire qualifié au meilleur tarif, pensez à demander des devis. Attention ! Si le devis est payant chez certaines agences, d’autres les offrent gratuitement. Donc, n’hésitez pas à vous renseigner avant de prendre contact avec tel ou tel professionnel.

Bref, contacter une agence événementielle en ligne présente de nombreux avantages, mais comme toutes procédures sur internet, cela n’est pas exempt de risques. Avec le taux d’arnaques sur le web, il vous faudra vous munir de votre vigilance avant de conclure un quelconque accord. Par ailleurs, même si vous avez trouvé votre prestataire en ligne, un premier échange physique est toujours indispensable avant de poursuivre la collaboration. Et comme une agence événementielle sera amenée à travailler avec vous sur le long terme, veillez à vous assurer de la crédibilité et du sérieux de celle-ci avant toute chose pour ne pas perdre votre temps.

Sur quels critères choisir son agence événementielle en Normandie ?

Il existe de nombreux moyens pour trouver un spécialiste dans l’organisation d’événements d’entreprise : internet, réseaux sociaux, médias, bouche-à-oreilles,… Ici, il ne s’agit pas de savoir comment trouver, mais plutôt comment choisir le bon.

Çà y est, vous avez une liste de prestataires et vous devez en choisir un ! Mais vous ne savez pas sur quels critères baser votre choix ? Pas d’inquiétudes ! C’est courant, surtout lorsque l’on n’y connait pas grand-chose en événementiel. L’astuce, c’est d’analyser un par un vos potentiels collaborateurs selon les critères suivants :

– Son expérience

C’est incontestablement l’un des critères les plus importants, car l’organisation d’un événement est un projet d’une grande importance. Une entreprise expérimentée aura forcément plus de contacts et de savoir-faire qu’une autre qui commence à faire ses premiers pas. L’agence événementielle choisie doit savoir ce que vous attendez d’elle et pouvoir mettre en œuvre des solutions et dispositions en vue d’atteindre vos objectifs efficacement.

– Ses tarifs

Les prix et tarifs d’une entreprise peuvent être un élément déterminant pour le choix de celle-ci. Choisir un prestataire qui propose un devis raisonnable est beaucoup plus avantageux économiquement parlant. Toutefois, il faut évaluer le rapport qualité-prix et faire attention aux agences qui proposent un prix trop bas. Pour ce faire, vous pouvez, lors du premier entretien, demander à votre prestataire de vous donner quelques exemples ou échantillons de ses précédentes prestations. Cette démarche vous donnera une idée de ses compétences et de sa manière de travailler. Il vous est aussi possible de demander l’avis de votre entourage professionnel ou même personnel sur les qualités d’une telle ou telle agence.

– Ses qualités humaines

Un expert devra être capable de vous apporter un travail de qualité, tout en étant à votre écoute. L’agence n’est pas seulement là pour organiser votre événement, il jouera également le rôle de conseiller, d’accompagnateur et de gestionnaire. En outre, il devra être à vos côtés tout le long du projet afin de s’assurer du bon déroulement de ce dernier.

Définir la nature de l’événement : une étape cruciale

Lorsque vous décidez de confier votre événement à une agence, la première chose qu’elle vous demandera est le type d’événement à organiser. Le fait que vous sachiez exactement ce que vous recherchez est alors un point important dans la réalisation de votre projet.

Il existe divers types d’événements d’entreprise, qui ont chacun leurs spécificités, d’où l’intérêt de préciser vos attentes dans les moindres détails. Il peut s’agir d’un séminaire en Normandie, un team-Building ou tout simplement un événement ayant pour but de promouvoir votre entreprise.

L’objectif étant ici de partager avec votre prestataire vos envies et besoins spécifiques sur l’événement professionnel que vous recherchez. Par la même occasion, vous pourrez analyser l’expertise de celui-ci à travers ses réponses et ce qu’il vous proposera par la suite.

Notez également que l’agence prendra le soin de vous poser des questions sur votre entreprise, vos objectifs ainsi que sur l’événement. De ce fait, veillez à fournir toutes les informations nécessaires dans les moindres détails. Si besoin, pensez à effectuer une petite liste pour ne pas en perdre une miette lors de votre premier entretien.

Faire le tri et affiner sa sélection

Toutes les cartes sont à présent entre vos mains, il ne reste plus qu’à effectuer votre choix. Ici, il faudra faire preuve d’une bonne réflexion, car c’est une décision cruciale pour la notoriété de votre entreprise. En effet, c’est toute la réputation de la marque qui est en jeu, et la décision ne devra pas se faire à la légère.

Voici quelques erreurs à éviter lors du choix de votre agence événementielle :

– Choisir le tarif le plus bas

Bien que les agences « low-cost » attirent du monde, il ne faut pas se baser uniquement sur les tarifs lors de son choix. En effet, la qualité est beaucoup plus importante, c’est pourquoi il faut se méfier à la vue de prestataires qui proposent des prix inférieurs au cours normal des prestations proposées.

– Se fier aux avis d’autrui

L’événement vous appartient et cela ne vous avancera à rien de vous baser sur l’avis de vos collaborateurs ou de vos proches. Le mieux est de vous référer à vos besoins et objectifs. Les conseils sont utiles dans l’orientation de votre choix, mais au final, la décision vous appartient.

– Suivre aveuglement son instinct

Il ne s’agit pas ici de suivre simplement son instinct. C’est une question qui relève d’une grande importance, il est donc préférable de faire le pour et le contre avant de se lancer aveuglement dans un projet quelconque.

Bien choisir son hôtel lors d’un séjour à Lausanne
Idées de séminaires originales : opter pour le séminaire automobile