5 conseils pour réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise

séminaire d'entreprise

Votre patron vient de vous confier l’organisation du prochain séminaire de l’entreprise et vous vous sentez un peu désemparé face à l’ampleur d’une telle tâche ? Rassurez-vous, celle-ci n’a rien d’insurmontable à condition d’avoir un peu d’organisation et de rigueur. Voici cinq conseils qui vous permettront de mener à bien votre mission !

Choisir des prestataires de qualité

Tout d’abord, il est important de dire qu’il est impossible de gérer seul un séminaire digne de ce nom. Vous aurez nécessairement besoin de prestataires pour réussir votre événement. Il faudra en effet penser à la décoration du lieu de réception, vous fournir en produits frais ou desserts auprès du traiteur, dresser le buffet et servir les cocktails ainsi que les plateaux de divers assortiments durant l’apéritif. Impossible de faire tout cela à la fois ! N’hésitez pas à mettre en concurrence les différentes sociétés de service. Présentez leur votre projet et demandez des devis afin d’obtenir les meilleurs prix (attention cependant à ne jamais renier sur la qualité de la prestation). Ceux-ci doivent nécessairement être le plus détaillé possible et lister l’ensemble des formules proposées. Vous pourrez ainsi réduire les dépenses de l’entreprise, ce que ne manquera sûrement pas d’apprécier votre chef !

Définir des objectifs précis

Les réceptions d’entreprise ne doivent pas uniquement se résumer à des moments festifs. Si la convivialité reste importante durant un événement professionnel (comme vous le découvrirez au cours du dernier paragraphe de ce texte), celui-ci s’inscrit également dans l’optique d’une stratégie de travail. De plus, un cadre inhabituel, en dehors des murs de l’entreprise, peut pousser les collaborateurs à s’éloigner du sujet initial. Pour éviter cela, n’hésitez pas à bâtir un programme clair et bien structuré. Celui-ci devra correspondre à l’ensemble des objectifs définis par votre responsable. Attention toutefois à ne pas vous montrer trop rigide afin de ne pas brider la créativité des participants.

Communiquez efficacement !

Tout professionnel de l’organisation qui se respecte vous dira qu’il est impossible de réussir un événement (quel qu’il soit) sans une communication efficace. Pensez à vous assurer de la présence des participants le plus tôt possible et n’ayez pas peur de leur envoyer de fréquents rappels. Informez les également des thèmes qui seront abordés. Ils pourront ainsi appréhender ce moment dans les meilleures conditions. Prenez cependant bien garde de ne pas trop en dire ! Le mystère va en effet stimuler les esprits des collaborateurs. En cas de sujets particulièrement lourds ou graves, restez optimiste durant la présentation du contenu de l’événement afin de ne pas effrayer les participants…

L’importance du choix du lieu et de la date

Deux éléments semblent prépondérants pour la réussite de votre séminaire. Premièrement, dans quel lieu allez-vous organiser l’événement ? À l’intérieur de l’entreprise ? Dans un endroit loué spécialement pour l’occasion ? Dans un grand centre urbain ? Au fin fond de la forêt ? Vous le voyez, les possibilités sont diverses et multiples ! Dans l’absolu, il n’existe pas de réponse tout faite pour cette question. Plusieurs paramètres interviennent dans le processus de réflexion, à commencer par le profil des participants, vos structures et, bien sûr, vos moyens financiers… L’autre point organisationnel important reste la date. Même si cela vous semble évident, vous éviterez donc de placer le séminaire à proximité d’un autre événement de l’entreprise, d’un jour férié ou d’une période habituelle de congés. Attention également à surveiller la charge de travail des participants durant la période pour laquelle vous avez opté !

Misez sur la convivialité !

Le séminaire doit rester un moment à part dans le calendrier des collaborateurs. Ceux-ci sont bien sûr conviés dans un but professionnel mais il ne faut pas pour autant négliger la convivialité. Ces instants doivent être l’occasion de voir chacun sous un jour différent. En dehors du cadre habituel, certains peuvent ainsi se sentir plus à l’aise et même libérés. Ces « nouvelles » personnalités seront assurément utiles pour le développement futur de l’entreprise. Vous devrez offrir des conditions optimales de travail, avec le maximum de confort possible. Cela ne signifie pas forcément de louer un château ! Si vos moyens sont limités, vous devrez faire preuve d’imagination. N’oubliez pas non plus d’inclure dans le programme des moments de détente. Sans y paraître, une course de karting, une partie de paintball ou un jeu d’aventure (pour évoquer quelques exemples parmi les plus utilisés) contribuent fortement au rapprochement des participants. Ces compétitions amicales participent nécessairement à la création d’un véritable esprit d’équipe, une valeur toujours précieuse pour atteindre ensemble des objectifs professionnels élevés.

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